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インタビュー調査の同意書とは?テンプレートや個人情報取り扱いの注意点を解説

インタビュー調査の同意書とは?テンプレートや個人情報取り扱いの注意点を解説

インタビュー調査をトラブルなく安心して実施するために、「同意書」は必須の存在です。 本記事では、インタビュー調査の同意書テンプレートや同意書が必要な理由、個人情報取り扱いの注意点などを解説します。

インタビュー調査の同意書とは?

インタビュー調査の「同意書」とは、インタビューに参加してもらう対象者(回答者)が、調査内容や情報の取り扱い方法を理解し、了承したうえで参加することを明文化した書類です。 インタビュー調査では、単なる口頭での了承だけではなく、書面やオンライン上の同意書で「自分の意志でインタビューに応じる」といった形の合意を得ることが望ましいです。同意書を作成することで、回答者の理解が深まり、企業や調査実施者との認識のズレを防ぐことが可能です。 また、後々トラブルが起きた際にも「このような条項で合意していた」という証拠になるため、両者にメリットがあります。同意書の存在はリスク回避の要と言えます。 ▼「インタビュー調査」についてのより詳しい記事はこちら

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インタビューに同意書が必要な理由

インタビュー調査で同意書が必要な理由を3つ紹介します。

トラブルを避けるため

インタビュー調査後のトラブルを避けるために同意書は有効です。調査の中では対象者の個人的な意見や背景情報、業務上の機密に関わる内容などが明らかになる場合があります。こうしたセンシティブな情報の取り扱いについて、事前に回答者の了承を得たことを証明できる書類があると安心です。 同意書に「インタビュー内容の使用範囲」や「回答者が許諾しないことは公開しない」といった条項を入れておくことで、後から「これは聞いていない」「公開されたくない情報だった」というトラブルを回避しやすくなります。 万が一、調査結果やインタビューの引用が第三者の目に触れ、回答者が不快感を覚えた場合でも、同意書をもとに説明できるため、信頼関係を損ねるリスクを低減できます。

情報漏洩を防ぐため

インタビュー調査では、個人情報や企業秘密など、外部に漏れてしまうと問題が発生するデリケートな情報を取り扱う可能性があります。同意書には、回答者だけでなくインタビューを実施する側も「情報を適切に管理する」旨を明記します。 具体的には、収集データの保管方法や公開範囲、利用期限などを示すようにします。回答者と企業双方がセキュリティ対策に対する共通認識を持つことで、例えば回答者がSNSやブログなどでインタビューの内容を無断で公開してしまうリスクや、調査実施側の認識不足で公表してはいけないデータを誤って漏洩してしまうリスクなどを低減できます。

回答者に安心してもらうため

回答者の立場からすると、提供した情報がどこでどのように扱われるのか明確に示されていないと安心して回答できません。同意書があることで、回答者の「インタビューがどのように使われるのか」や「プライバシーは守られるのか」といった不安を解消できます。 また、同意書を提示して口頭で内容を説明し、署名をもらう、という一連のプロセスは回答者との信頼関係を構築するうえでも有効です。

インタビュー同意書に必要な項目

同意書には、以下のような項目を網羅的に記載するようにしましょう。同意書に明記することで、調査実施者と回答者の間での認識の相違が生じるのを防ぎ、様々なリスクを抑えることができます。

同意する意思があること

回答者がインタビュー調査の内容や目的を理解したうえで、自分の意思で参加しているという事実を文章で示す最も基本的な項目です。回答者の署名や押印、電子署名などにより、正式な同意を得ましょう。後から「強制的に参加させられた」「同意していないのに情報を取られた」というクレームが発生しないようにするためにも重要な項目です。

インタビューの目的と使用用途

インタビューの「目的」と、その結果得られた情報やデータを「どのような用途で使用するのか」を具体的に示します。 例えば、「サービス改善のためのユーザーの意見収集が目的で、分析用データとして社内で活用」というように「最終的に情報がどこに使われるのか」を理解しやすいように記載します。

情報漏洩しないこと

同意書には、インタビューを行う側が得た情報を守秘する義務を果たすことを約束する文言を入れるのが一般的です。特に、匿名性を担保する必要がある調査の場合は、インタビュー結果を取り扱う際には個人が特定できない形で集計・公表するといった旨をきちんと説明しましょう。

嘘の回答をしないこと

「回答内容は事実か、回答者自身の真意に基づくものである」という点を明記する場合もあります。虚偽の回答が混ざると調査結果が歪み、事業の判断を誤るリスクがあるためです。 回答者側に過度な負担がかかり質問に答えづらくなる、ということがないよう、あくまでも「誠実に回答するようお願いする」という姿勢で記載します。

知的財産権を行使しないこと

インタビュー調査で得られたアイディアや意見が、新商品や新サービスの開発につながることがありますが、その時に回答者に「これは自分のアイデアだ」といった主張をされてしまうと、大きなトラブルに発展しかねません。 知的財産権を行使しないことを同意書に盛り込むことで、後々のトラブル回避につながります。回答者からの意見を今後のプロダクト開発に活用したい場合でも、事前に「インタビューで提供されたアイディアや情報について別途の報酬を支払わない」といった条件を明確にしておくことが重要です。

個人情報の取り扱いについて

アンケートの回答に個人情報を含む場合、個人情報保護法遵守の観点から

  • 利用目的を明示する

  • 漏えい等が生じないように、安全に管理するために必要な措置を講じる

  • 利用目的の範囲以外のことに利用する場合、あらかじめ本人の同意を得る

  • 本人からの請求があった場合は、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに対応する

などの対応が必須となります。

参考:政府広報オンライン 「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは? | 政府広報オンライン

インタビュー映像や音声、文字起こしのデータをどれくらいの期間保管するのか データを分析後、インタビュー映像などはどのように保管または廃棄するのか 社内外でデータを共有する場合に、個人を特定できない加工をどのように行うか

といった、利用目的や保管期間、第三者提供の有無などを明確に示し、回答者が納得できる形で合意を得ることが肝心です。

免責事項について

インタビュー中や、インタビューが原因で発生する可能性のあるトラブルや損害について、企業側がどこまで責任を負うのか、回答者がどのように自己責任を負うのか、といった免責事項を明記します。

記載した日付、住所、氏名、連絡先

最後に、同意書がいつどこで誰が同意したかを明らかにするために、日付や住所、氏名、連絡先の記載箇所を設けましょう。印鑑を押してもらう、オンラインフォームであればチェックボックスや電子署名で対応するなど、運用形態に合わせて形式を選択するとよいでしょう。

インタビュー同意書の法的な効力

しっかりと作成し、署名や押印をしたインタビュー同意書には法的な効力があります。そのため、作成の際には専門家の監修を受けるなどして、慎重に文言をチェックすることをおすすめします。実際に法的トラブルが起きた際の最終的な判断は裁判所が下すことになりますが、同意書があるだけで、いざというときに調査実施者を守る証拠として大いに役立ちます。

インタビュー同意書のテンプレート

インタビュー同意書の一例となる、テンプレートを紹介します。


【インタビュー同意書】

私は、以下の条件を理解し、同意した上でインタビューに参加します。

1. インタビューの目的と利用範囲 本インタビューは、〇〇(商品開発・サービス向上など)のために実施され、得られた情報はこの目的の範囲内で利用されることに同意します。

2. 回答内容の誠実さ 私は事実と異なる回答や誤解を招く回答をしないよう努めます。

3. 情報の取り扱い インタビューで提供された個人情報や回答内容については、調査実施者が適切に管理し、個人が特定されない形式で集計・分析・公開されることを承諾します。

インタビュー中に知り得た他の回答者や調査実施者に関する情報、または開示された機密情報を第三者へ漏洩しないことに同意します。

4. 知的財産権 私が本インタビュー内で提供したアイディア・意見・情報に対する知的財産権を行使せず、対価を求めないことに同意します。

5. 免責事項 本インタビューの実施または結果の公開に際し、第三者の権利を侵害する内容を提供した場合、私自身の責任において解決するものとし、実施者側に責任を追及しません。

6. 同意の有無 上記の内容に同意したうえで、インタビューを自発的に受けることに同意します。

本同意書に記載されている条項に関して、疑問点や不明点がないことを確認しています。

【署名欄】

・署名/押印: ・連絡先: ・日付:


実際に作成する際は、企業・団体の状況や調査内容によって項目を追加・修正しましょう。必要に応じて専門家の目も通すことをおすすめします。

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