アンケート調査依頼メールの文例・回答率を上げるためのポイントを紹介！
アンケート調査は、企業がユーザーの声を把握するための重要な手段です。しかし、依頼メールの文面や依頼方法に工夫を凝らさないと、回答率が低くなってしまう可能性があります。
本記事では、効果的なアンケート調査依頼メールの文例や、回答率を上げるためのポイントについて紹介します。
- アンケート調査とは？
- アンケート調査を依頼するメールの目的
- アンケート調査を依頼するメールの重要性
- アンケート調査の協力を依頼する時に気を付けるポイント
- アンケートの趣旨や回答時間の目安、締切を最初に分かりやすく伝える
- 情報の取り扱いについて明記する
- 内容に関する問い合わせ先を明示する
- 件名に謝礼やアンケート内容について記載して開封率を上げる
- 可能であれば回答者への謝礼を用意する
- 依頼メールの送信時間やタイミングに気を付ける
- アンケート以外の情報は極力入れないようにする
- アンケート調査の協力依頼のためのメール文例
- アンケート依頼をするために必要な準備
- アンケートの目的を明確にする
- アンケート対象者の募集、選定
- アンケートの作成
- アンケート対象者の募集方法
- 自社の顧客リストなどから抽出して依頼する
- アンケート調査会社を利用する
- セルフリサーチサービスを利用する
- 回答してもらいやすいアンケート作りのコツ
- 設問はできるだけ少なく絞る
- 回答しやすい質問から始める
- 記述式の設問より、選択式の設問を多くする
- 設問は誰でも分かりやすい言葉で書く
- 可能であれば結果をフィードバックする
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アンケート調査とは？
マーケティングリサーチの中でよく実施される「アンケート調査」は、特定のテーマや課題に関する意見や情報を収集するために、様式化した同一の質問に対しての回答を得る調査です。満足度調査や市場調査、意識調査などで広く用いられています。
アンケート調査実施時に多くの人からの回答をもらうためには、依頼する際の文面も重要です。対象者の選定方法や依頼文面によって、アンケートの回答率に差が生じます。
▼「アンケート調査」についてのより詳しい記事はこちら
アンケート調査を依頼するメールの目的
アンケート依頼メールを送る目的は、相手に「この調査に協力したい」と感じてもらい、こころよく回答していただくことで高い回答率を実現することにあります。多くの方からの回答が得られてはじめて、調査結果には信頼性が生まれ、ユーザーの声を正しく反映した改善や意思決定につなげることができます。
そのためには、単に「回答をお願いします」と伝えるだけでは不十分です。調査の意義や結果の活用方法を具体的に示し、さらに協力に対する感謝の気持ちを伝えることで、相手が「自分の回答が役立つ」「参加する価値がある」と感じられるような状況をつくることが欠かせません。
アンケート依頼メールは単なる事務的な依頼文ではなく、回答率を高めるための信頼構築とモチベーション形成を担う重要なコミュニケーション手段なのです。
アンケート調査を依頼するメールの重要性
前述した通り、アンケート調査を依頼するメールはただの連絡文ではありません。相手に「協力してもらえるかどうか」を左右する重要な役割があります。
まず、メールの書き方次第で回答率が大きく変わります。依頼の理由があいまいだったり、手間がかかる印象を与えたりすると、忙しい相手は「答えなくてもいいかな」と思ってしまうかもしれません。しかし、目的を分かりやすく説明し、回答にかかる時間や締め切りを明記すると、相手は「これなら協力できそうだ」と感じやすくなるでしょう。
さらに、丁寧な依頼メールは会社や個人の印象を良くします。「誠実にアンケートをお願いしている」と伝われば、相手に安心感を与え、今後の関係づくりにも良い影響があるはずです。逆に、雑な依頼メールは信頼を失いかねません。アンケート調査依頼のメールは単なるお願いではなく、企業や個人の信頼性を示す大切な役割を持っているのです。
アンケート調査の協力を依頼する時に気を付けるポイント
アンケート調査の協力を依頼する時に押さえておくべきポイントを詳しく解説していきます。
アンケートの趣旨や回答時間の目安、締切を最初に分かりやすく伝える
依頼メールの冒頭に、アンケートの趣旨や目的、回答時間の目安を簡潔に記載しましょう。長々とした文章では読み進める前にメールを閉じられてしまいます。分かりやすく、簡潔に情報を記載することで、興味をもってもらいやすくなります。
「なぜその人に回答してほしいのか」というアンケートの目的を伝えることで、回答してくれる人が増えるはずです。例えば、「日頃から商品を利用している方のご意見を伺いたい」や「業務経験のある方だからこそ参考になる」といった理由を明記すると、回答者は自分の意見が役立つと感じやすくなります。
回答時間の目安を伝える際は「3分程度で終わります」や「5問だけの簡単な内容です」など、数字を具体的に入れると安心感を与えられるはずです。締切も「〇月〇日まで」と明確に示すことで、後回しにされにくくなります。一日に多くのメールが届く中で「読むべきメール」として意識してもらうためには、冒頭のわかりやすい説明が重要です。
情報の取り扱いについて明記する
アンケートに回答する人から見ると、自分が答えた情報がどのように利用されるのかは気になるポイントです。情報がどのように取り扱われるのかを理解することで、安心して参加することができます。
「ご提供いただいた情報は、調査の目的以外には使用しません。」といった文言を入れることで、信頼感を高めることができます。
また、アンケートの回答に個人情報を含む場合、個人情報保護法遵守の観点から
利用目的を明示する
漏えい等が生じないように、安全に管理するために必要な措置を講じる
利用目的の範囲以外のことに利用する場合、あらかじめ本人の同意を得る
本人からの請求があった場合は、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに対応する
などの対応が必須となります。
参考：政府広報オンライン
「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？ | 政府広報オンライン
内容に関する問い合わせ先を明示する
問い合わせ先を記載することで、不明点を気軽に確認できる環境を整えます。「このアンケートについてご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にご連絡ください。」と記載すると安心して問い合わせができるでしょう。
また、回答に個人情報を含む場合は、開示などの請求に対応できる状態とするために問い合わせ先の明示が必要です。
件名に謝礼やアンケート内容について記載して開封率を上げる
メールの件名は開封率に影響します。具体的な内容や謝礼の有無を伝え、「ご協力お願いします！新商品に関するアンケート（謝礼あり）」などとすることで、受取人の関心を引き、開封される確率を高めます。
特に相手が忙しい場合は、毎日多くのメールが届くため、件名だけで「読むべきかどうか」を判断されてしまいます。そのため、件名には「何についてのアンケートか」「協力するメリットがあるか」を短く盛り込むことが大切です。
アンケートの内容や回答時間、謝礼についての情報が件名に含まれていれば、受信者は「負担が少ない」「自分にメリットがある」と感じられます。すると、開封してくれる可能性が高まります。件名は短すぎても長すぎても読みにくいため、20〜30文字程度を目安にすると良いでしょう。相手の目に止まる工夫をすることが、アンケート依頼成功の第一歩といえます。
可能であれば回答者への謝礼を用意する
謝礼があるアンケートは、謝礼がない場合に比べて回答率が高い傾向があります。ギフトカードや商品券、新商品や人気商品のサンプルなど、魅力的な謝礼を用意することが回答率の向上につながります。
謝礼は単なるお礼以上の意味を持ちます。回答者は「自分の意見が大切にされている」と実感できるため、アンケートに前向きに取り組んでもらいやすくなるのです。
「時間をいただく代わりに価値をお返しする」という姿勢を示すことは、信頼関係を築く上でも重要です。謝礼の種類は金銭的なものに限らず、会社のサービスや製品に関連する特典を選ぶのも効果的でしょう。例えば、飲食業であれば「次回使える割引券」、IT企業であれば「新機能を先行体験できる権利」など、その企業ならではの謝礼を設定すれば、ブランドの魅力を伝えるきっかけにもなります。
謝礼に大きな費用をかける必要はありませんが、回答者に「嬉しい」と感じてもらえる工夫をすることが、アンケート成功の秘訣といえます。
依頼メールの送信時間やタイミングに気を付ける
メールを送信するタイミングも重要です。受取人がメールを開封しやすい時間帯を選ぶことで、より高い回答率を期待できます。
また、アンケートの締切がある場合は、期限の数日前にリマインドメールを送るのも効果的です。その際も送信時間を工夫し、受取人が余裕を持って回答できるように配慮すると良いでしょう。アンケート依頼メールの成功は「何を書くか」だけでなく、「いつ送るか」にも大きく左右されるのです。
アンケート以外の情報は極力入れないようにする
アンケート依頼のメールには、できるだけ余計な情報を入れないことが大切です。アンケートに関係のない宣伝や、長い会社紹介、複数のお願いごとなどを一度に盛り込むと、受信者は「読むのが大変そう」と感じてしまいます。すると、最後まで読まれない可能性が高まります。
メールの受信者は限られた時間の中で情報を確認しています。そのため、「このメールはアンケート依頼のためのものだ」と一目で分かるようにすることが、回答率を高めるためのポイントです。
メール本文には、アンケートの趣旨・回答方法・回答期限・謝礼の有無など、必要最低限の情報だけを簡潔にまとめましょう。他に伝えたいことがある場合は、アンケート依頼メールとは別に送る方が親切です。余計な情報を入れず、必要なことだけを整理して伝えることで、相手の負担を減らし、協力を得やすくなるはずです。
アンケート調査の協力依頼のためのメール文例
アンケート調査の協力依頼をメールで送る際の文例を紹介します。
先述した「アンケート調査の協力を依頼する時に気を付けるポイント」を踏まえ、メール文には、以下の情報を分かりやすく記載しましょう。
アンケートの趣旨・内容
所要時間と締め切り
個人情報の取り扱い
問い合わせ先
謝礼（ある場合）
結果のフィードバックについて（ある場合）
これらの情報を分かりやすく伝える依頼文を作成することで、高い回答率が期待できます。
■依頼メール例文
件名：〇〇〇に関するアンケートご協力のお願い（謝礼あり）
［ユーザー名］様
いつも［商品やサービスの名前］をご愛用いただきありがとうございます。
株式会社〇〇の〇〇です。
私たちは現在、［目的やテーマ］に関する調査を実施しています。
ユーザーの皆様の声を参考にさせていただきたく、アンケート調査へのご協力をお願い申し上げます。
【アンケート概要】
［アンケートの趣旨］について
所要時間：〇〇分
締切：20XX年XX月XX日 XX時
アンケートにご回答いただいた方には、［謝礼内容］をお送りさせていただきます。なお、個人情報については、厳重に管理し、調査の目的以外には使用いたしませんのでご安心ください。
※ご回答いただけた方には、後日アンケート結果をメールにてお送りいたします。
アンケートにご参加いただける場合は、以下のリンクからご回答ください。 ［アンケートリンク］
何かご不明な点やご質問がありましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。
［会社名］
［役職と送信者名 または 担当部署名］ ［連絡先電話番号］ ［メールアドレス］
アンケート依頼をするために必要な準備
アンケート調査を依頼する前には、しっかりとした準備が不可欠です。ここでは、事前に整えておくべきポイントを説明します。
アンケートの目的を明確にする
まず、アンケートを実施する目的を明確にします。目的が明確であれば、依頼文に説得力を持たせることができます。また、設問の作成や対象者の選定もスムーズになります。目的があいまいだと、「結局何が知りたいのか」が分からず、集まった回答が役に立たないという事態にもなりかねません。
そのため、「新商品開発のために潜在ニーズを洗い出すため」や「顧客満足度の現状を知り、今後の向上を目指すため」など具体的な目的を設定しましょう。目的をしっかり示すことは、回答者に「このアンケートは意味がある」と感じてもらう効果もあり、協力を得やすくなります。
アンケート対象者の募集、選定
アンケート対象者を選ぶ際には、対象となるユーザー層を明確に設定することが重要です。適切な対象者を選ぶことは、アンケートの質を大きく左右します。例えば「新商品のお菓子の味についての意見」を集めたいなら、日常的にお菓子を購入する層から回答を得るのが効果的でしょう。お菓子をほとんど食べない層に聞いても、参考になるデータは集まりにくいためです。対象者をしっかり選ぶことが、正確で信頼性の高い結果につながります。
自社の顧客リストやリサーチ会社のユーザーパネルなどから、アンケートの目的に合ったユーザー層を選定します。詳しい募集方法については後述します。
アンケートの作成
アンケートは対象となるユーザー層を意識し、明確で回答しやすい設問を中心に構成することが重要です。「自分には関係ない話だな」「回答が大変そうだな」という印象を与えるアンケートは、最後まで回答してくれるユーザーが減ってしまう恐れがあります。
設問はできるだけ短く、分かりやすい表現を心がけましょう。また、選択肢を用意して回答の手間を減らすことも効果的です。例えば「はい／いいえ」で答えられる質問や、複数の選択肢から選ぶ形式にすれば、回答者の負担が少なくなります。
質問の順番も工夫が必要です。冒頭は答えやすい簡単な質問から始め、徐々に考えが必要な内容に進むと、回答者が途中で疲れてしまうのを防げます。アンケートは「聞きたいことを一方的に並べる」のではなく、「回答者にとって答えやすい流れになっているか」を意識することが大切です。
▼「アンケートの作り方」についてのより詳しい記事はこちら
アンケート対象者の募集方法
アンケートの目的に合った方法で対象者を募集し、効果的なアンケート調査を実施しましょう。
アンケート対象者の募集方法を紹介します。
自社の顧客リストなどから抽出して依頼する
自社で過去に取引のあったユーザーからリストアップしてアンケートを依頼するのは、金銭的なコストも低く、簡単に始められる募集方法です。
特定の商品を購入したユーザーや長期間の取引があるユーザーに絞り込んだアンケート調査も可能で、ブランドへの親しみや信頼感を持った上での具体的な意見が集めやすくなります。
一方で、属性に偏りがあるため、調査の目的によっては最適な情報を得られないこともあります。
アンケート調査会社を利用する
専門のアンケート調査会社を利用することで、自社の顧客リストと比べて広く様々なユーザーに対して依頼可能となり、調査対象としている属性を持つユーザーにもアプローチしやすくなります。
調査会社のノウハウによって、高品質なデータを収集するためのサポートが得られ、調査に関する様々な業務を委託可能な一方で、金銭的なコストの高さや納品までの期間の長さが、他の募集方法と比較したときの相対的なデメリットとなります。
セルフリサーチサービスを利用する
アンケート調査を自分で手軽に実施できる「セルフリサーチサービス」では、調査会社の場合と同じように、多様なバックグラウンドを持つユーザーにアプローチできます。
ある程度自社で準備する必要がある一方で、準備さえ整えば迅速な情報収集が可能です。また、アンケート調査の準備や募集から実施、実施後までの流れの中で、手間のかかる部分を効率化する機能が豊富なサービスもあります。
回答してもらいやすいアンケート作りのコツ
アンケートを成功させるためには、ユーザーが答えやすい設問を作成することが重要です。回答してもらいやすいアンケートを作るためのポイントを紹介します。
設問はできるだけ少なく絞る
設問数が多いと、ユーザーは負担を感じ途中で脱落してしまう可能性があります。そのため、必要な情報に絞って設問を作成します。
例えば、特定の製品に関するフィードバックを得る目的のアンケートでは、その製品に関する質問に集中し、周辺的な質問はできるだけ省略することが望ましいです。
回答しやすい質問から始める
アンケートの最初の質問は、ユーザーが自信を持って答えられるような簡単な内容から始めましょう。回答しやすい質問からスタートすることで、アンケート回答をスムーズに始めることができ、続けて回答を行おうという気持ちが高まります。
たとえば、「この商品をお使いになったことがありますか？」というようなはい／いいえで回答できる簡単な質問から始めると、回答者も気軽に進められます。
記述式の設問より、選択式の設問を多くする
選択式の質問は、すぐに回答できるというメリットがあります。特に「はい／いいえ」、「5段階評価」といった具体的な選択肢のある質問形式は短時間で答えることができ、高い回答率となることが期待できます。
長文の記述式設問は自由な回答を引き出すことができる一方で、回答するユーザーにとっては時間がかかるため、回答率を下げてしまうリスクがあります。そのため、選択式の設問を多めに設定し、本当に必要な部分にだけ記述式を挿入するのがおすすめです。
設問は誰でも分かりやすい言葉で書く
アンケートの設問文では専門用語を避け、できるだけ多くの人が理解できる言葉で書きましょう。質問が複雑だったり、業界特有の言葉が多すぎたりすると、回答者が意味を理解できずにストレスを感じ、途中離脱してしまう可能性があります。
具体的かつ平易な表現で、誰にでも分かりやすい設問となるよう心がけましょう。
▼「アンケート回答率」についてのより詳しい記事はこちら
可能であれば結果をフィードバックする
アンケートをお願いするときには、「結果をどのように活用するのか」を伝えるとよいでしょう。可能であれば後日「アンケートの結果」を回答者にフィードバックすると、当事者意識を高めることができ、信頼も得られるでしょう。
例えば、「ご回答いただいた結果をまとめ、次回の社内報で共有します」や「集計内容をメールでお知らせします」と伝えると、回答者は「自分の意見がきちんと反映されている」と感じられるはずです。
結果のフィードバックによって、回答者が興味を持ったり、「参加してよかった」という満足感を得たりします。満足感や信頼の積み重ねが、次のアンケート調査依頼への協力へとつながっていくでしょう。
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