アンケート調査依頼メールの文例・回答率を上げるためのポイントを紹介！

アンケート調査は、企業がユーザーの声を把握するための重要な手段です。しかし、依頼メールの文面や依頼方法に工夫を凝らさないと、回答率が低くなってしまう可能性があります。

本記事では、効果的なアンケート調査依頼メールの文例や、回答率を上げるためのポイントについて紹介します。

アンケート調査とは？

マーケティングリサーチの中でよく実施される「アンケート調査」は、特定のテーマや課題に関する意見や情報を収集するために、様式化した同一の質問に対しての回答を得る調査です。満足度調査や市場調査、意識調査などで広く用いられています。

アンケート調査実施時に多くの人からの回答をもらうためには、依頼する際の文面も重要です。対象者の選定方法や依頼文面によって、アンケートの回答率に差が生じます。

▼「アンケート調査」についてのより詳しい記事はこちら

アンケート調査方法の種類や進め方、作り方のポイントを解説

アンケート結果の分析方法とまとめ方 自由記述のデータ集計方法も解説

アンケート調査の協力を依頼する時に気を付けるポイント

アンケート調査の協力を依頼する時に押さえておくべきポイントを詳しく解説していきます。

アンケートの趣旨や回答時間の目安、締切を最初に分かりやすく伝える

依頼メールの冒頭に、アンケートの趣旨や目的、回答時間の目安を簡潔に記載しましょう。長々とした文章では読み進める前にメールを閉じられてしまいます。分かりやすく、簡潔に情報を記載することで、興味をもってもらいやすくなります。

情報の取り扱いについて明記する

アンケートに回答する人から見ると、自分が答えた情報がどのように利用されるのかは気になるポイントです。情報がどのように取り扱われるのかを理解することで、安心して参加することができます。

「ご提供いただいた情報は、調査の目的以外には使用しません。」といった文言を入れることで、信頼感を高めることができます。

また、アンケートの回答に個人情報を含む場合、個人情報保護法遵守の観点から

• 利用目的を明示する

• 漏えい等が生じないように、安全に管理するために必要な措置を講じる

• 利用目的の範囲以外のことに利用する場合、あらかじめ本人の同意を得る

• 本人からの請求があった場合は、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに対応する

などの対応が必須となります。

参考：政府広報オンライン

「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？ | 政府広報オンライン

内容に関する問い合わせ先を明示する

問い合わせ先を記載することで、不明点を気軽に確認できる環境を整えます。「このアンケートについてご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にご連絡ください。」と記載すると安心して問い合わせができるでしょう。

また、回答に個人情報を含む場合は、開示などの請求に対応できる状態とするために問い合わせ先の明示が必要です。

件名に謝礼やアンケート内容について記載して開封率を上げる

メールの件名は開封率に影響します。具体的な内容や謝礼の有無を伝え、「ご協力お願いします！新商品に関するアンケート（謝礼あり）」などとすることで、受取人の関心を引き、開封される確率を高めます。

可能であれば回答者への謝礼を用意する

謝礼があるアンケートは、謝礼がない場合に比べて回答率が高い傾向があります。ギフトカードや商品券、新商品や人気商品のサンプルなど、魅力的な謝礼を用意することが回答率の向上につながります。

依頼メールの送信時間やタイミングに気を付ける

メールを送信するタイミングも重要です。受取人がメールを開封しやすい時間帯を選ぶことで、より高い回答率を期待できます。

アンケート調査の協力依頼のためのメール文例

アンケート調査の協力依頼をメールで送る際の文例を紹介します。

先述した「アンケート調査の協力を依頼する時に気を付けるポイント」を踏まえ、メール文には、以下の情報を分かりやすく記載しましょう。

• アンケートの趣旨・内容

• 所要時間と締め切り

• 個人情報の取り扱い

• 問い合わせ先

• 謝礼（ある場合）

これらの情報を分かりやすく伝える依頼文を作成することで、高い回答率が期待できます。

■依頼メール例文

件名：〇〇〇に関するアンケートご協力のお願い（謝礼あり）

［ユーザー名］様

いつも［商品やサービスの名前］をご愛用いただきありがとうございます。

株式会社〇〇の〇〇です。

私たちは現在、［目的やテーマ］に関する調査を実施しています。

ユーザーの皆様の声を参考にさせていただきたく、アンケート調査へのご協力をお願い申し上げます。

【アンケート概要】

• ［アンケートの趣旨］について

• 所要時間：〇〇分

• 締切：20XX年XX月XX日 XX時

アンケートにご回答いただいた方には、［謝礼内容］をお送りさせていただきます。なお、個人情報については、厳重に管理し、調査の目的以外には使用いたしませんのでご安心ください。

アンケートにご参加いただける場合は、以下のリンクからご回答ください。 ［アンケートリンク］

何かご不明な点やご質問がありましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。

［会社名］

［役職と送信者名 または 担当部署名］ ［連絡先電話番号］ ［メールアドレス］

アンケート依頼をするために必要な準備

アンケート調査を依頼する前には、しっかりとした準備が不可欠です。ここでは、事前に整えておくべきポイントを説明します。

アンケートの目的を明確にする

まず、アンケートを実施する目的を明確にします。目的が明確であれば、依頼文に説得力を持たせることができます。「新商品開発のために潜在ニーズを洗い出すため」や「顧客満足度の現状を知り、今後の向上を目指すため」など具体的な目的を設定しましょう。

アンケート対象者の募集、選定

アンケート対象者を選ぶ際には、対象となるユーザー層を明確に設定することが重要です。自社の顧客リストやリサーチ会社のユーザーパネルなどから、アンケートの目的に合った対象者を選定します。詳しい募集方法については後述します。

アンケートの作成

アンケートは対象となるユーザー層を意識し、明確で回答しやすい設問を中心に構成することが重要です。「自分には関係ない話だな」「回答が大変そうだな」という印象を与えるアンケートは、最後まで回答してくれるユーザーが減ってしまう恐れがあります。

▼「アンケートの作り方」についてのより詳しい記事はこちら

アンケートの作り方｜質問項目の例や考え方のコツを解説

アンケートの基本属性の聞き方は？年齢区分の分け方や業種・職業の質問方法等を解説

アンケートの集計方法とExcel(表計算ソフト)を活用したまとめ方を解説

アンケート対象者の募集方法

アンケートの目的に合った方法で対象者を募集し、効果的なアンケート調査を実施しましょう。

アンケート対象者の募集方法を紹介します。

自社の顧客リストなどから抽出して依頼する

自社で過去に取引のあったユーザーからリストアップしてアンケートを依頼するのは、金銭的なコストも低く、簡単に始められる募集方法です。

特定の商品を購入したユーザーや長期間の取引があるユーザーに絞り込んだアンケート調査も可能で、ブランドへの親しみや信頼感を持った上での具体的な意見が集めやすくなります。

一方で、属性に偏りがあるため、調査の目的によっては最適な情報を得られないこともあります。

アンケート調査会社を利用する

専門のアンケート調査会社を利用することで、自社の顧客リストと比べて広く様々なユーザーに対して依頼可能となり、調査対象としている属性を持つユーザーにもアプローチしやすくなります。

調査会社のノウハウによって、高品質なデータを収集するためのサポートが得られ、調査に関する様々な業務を委託可能な一方で、金銭的なコストの高さや納品までの期間の長さが、他の募集方法と比較したときの相対的なデメリットとなります。

セルフリサーチサービスを利用する

アンケート調査を自分で手軽に実施できる「セルフリサーチサービス」では、調査会社の場合と同じように、多様なバックグラウンドを持つユーザーにアプローチできます。

ある程度自社で準備する必要がある一方で、準備さえ整えば迅速な情報収集が可能です。また、アンケート調査の準備や募集から実施、実施後までの流れの中で、手間のかかる部分を効率化する機能が豊富なサービスもあります。

回答してもらいやすいアンケート作りのコツ

アンケートを成功させるためには、ユーザーが答えやすい設問を作成することが重要です。回答してもらいやすいアンケートを作るためのポイントを紹介します。

設問はできるだけ少なく絞る

設問数が多いと、ユーザーは負担を感じ途中で脱落してしまう可能性があります。そのため、必要な情報に絞って設問を作成します。

例えば、特定の製品に関するフィードバックを得る目的のアンケートでは、その製品に関する質問に集中し、周辺的な質問はできるだけ省略することが望ましいです。

回答しやすい質問から始める

アンケートの最初の質問は、ユーザーが自信を持って答えられるような簡単な内容から始めましょう。回答しやすい質問からスタートすることで、アンケート回答をスムーズに始めることができ、続けて回答を行おうという気持ちが高まります。

たとえば、「この商品をお使いになったことがありますか？」というようなはい／いいえで回答できる簡単な質問から始めると、回答者も気軽に進められます。

記述式の設問より、選択式の設問を多くする

選択式の質問は、すぐに回答できるというメリットがあります。特に「はい／いいえ」、「5段階評価」といった具体的な選択肢のある質問形式は短時間で答えることができ、高い回答率となることが期待できます。

長文の記述式設問は自由な回答を引き出すことができる一方で、回答するユーザーにとっては時間がかかるため、回答率を下げてしまうリスクがあります。そのため、選択式の設問を多めに設定し、本当に必要な部分にだけ記述式を挿入するのがおすすめです。

設問は誰でも分かりやすい言葉で書く

アンケートの設問文では専門用語を避け、できるだけ多くの人が理解できる言葉で書きましょう。質問が複雑だったり、業界特有の言葉が多すぎたりすると、回答者が意味を理解できずにストレスを感じ、途中離脱してしまう可能性があります。

具体的かつ平易な表現で、誰にでも分かりやすい設問となるよう心がけましょう。

▼「アンケート回答率」についてのより詳しい記事はこちら

アンケート回答率の平均と目安は? 回答率を上げる工夫や計算方法を解説

アンケート調査なら2,800万人にリーチ可能な『ユニーリサーチ』

従来のコストの10分の1以下で、最短当日のインタビューが実施できる国内最大級のインタビュープラットホーム「ユニーリサーチ」なら、募集条件や事前設問によるスクリーニングでターゲット層と同じ属性のユーザーとマッチングでき、ターゲットをより深く理解するために活用することができます。スタートアップ企業や、大企業の新規事業部門など、従来の調査サービスを利用できていなかった顧客層を中心に導入いただいており、2024年9月時点で、登録企業2,230社、累計インタビュー数43,000件を達成しました。

また、アンケートを中心とした定量調査ニーズに対するソリューションへの期待にお応えし、他社サービスとも連携した国内最大級2,800万人規模のユーザーパネルに対して最短当日かつリーズナブルなアンケート調査が可能な『セルフアンケート機能（β版）』をリリースしました。初期費用・月額費用は不要で最低人数100名、1,000円～のアンケート実施が可能です。こちらも性別、年齢、職業、世帯年収などの9つの属性でのセグメント配信と事前設問によるスクリーニングが可能です。

詳しくはこちらのページをご覧ください。

https://unii-research.com/business/news/59/